Microsoft Teams: Neue Funktion erkennt Bürostandort – Datenschutz im Fokus

Microsoft führt eine neue Funktion für Microsoft Teams ein, die automatisch erkennen kann, wenn Mitarbeiter im Büro sind. Das Unternehmen erklärt, dass die Workplace-Check-In-Funktion in Verbindung mit Microsoft Places funktioniert, um die Verbindung des Nutzers mit einem Unternehmens-WLAN-Netzwerk zu erkennen. Die Funktion, die erstmals im vergangenen Jahr in Microsofts Roadmap gesichtet wurde, kann den Arbeitsortsstatus eines Nutzers automatisch aktualisieren, wenn er sich mit genehmigten Büronetzwerken verbindet. Laut Microsoft bleibt das neue Feature unter Nutzerkontrolle und wird nicht standardmäßig aktiviert.

Microsoft Teams Workplace Check-In nutzt WLAN zur Erkennung der Büropräsenz

Mit der Workplace-Check-In-Funktion zielt Microsoft darauf ab, die Arbeitsplatzkoordination zu vereinfachen, indem der Bürostandortstatus der Nutzer automatisch aktuell gehalten wird. In einem Blogbeitrag erklärte das Unternehmen, dass es auf bestehenden Microsoft-365-Signalen wie Teams-Präsenzindikatoren und Kalenderverfügbarkeit aufbaut.

Wenn sich ein Gerät mit einem konfigurierten Unternehmens-WLAN-Netzwerk verbindet, kann Microsoft Teams erkennen, ob ein Mitarbeiter von einem bestimmten Bürostandort aus arbeitet. Als Beispiel erläuterte das Unternehmen: Wenn ein Mitarbeiter ein bestimmtes Bürogebäude besucht und sich mit dessen genehmigtem WLAN-Netzwerk verbindet, aktualisiert die App automatisch seinen Arbeitsort für den Tag. Der Vorgang erfordert keine manuelle Eingabe.

Auf Bedenken eingehend betonte das Unternehmen, dass Workplace Check-In kein Echtzeit-Mitarbeiterverfolgungssystem ist. Laut Microsoft kann es weder Bewegungen zwischen Etagen, Gebäuden oder Standorten über die Zeit verfolgen noch historische Standortdaten speichern. Stattdessen liefert es nur ein momentanes Signal, dass ein Nutzer an einem konfigurierten Arbeitsort präsent ist.

Microsoft wies darauf hin, dass es nur in Arbeitsumgebungen funktioniert, in denen genehmigte Unternehmens-WLAN-Netzwerke konfiguriert wurden. Der Status eines Nutzers wird außerhalb solcher Standorte weiterhin als „remote" angezeigt. Darüber hinaus sollen Nutzer auch nach der Aktivierung von Workplace Check-In die Kontrolle behalten.

In Teams gibt es einen Informations-Modus, der Mitarbeiter darüber benachrichtigt, dass das Feature verfügbar ist, und ihnen die Möglichkeit bietet, es zu deaktivieren. Alternativ soll der Frage-Modus Nutzer ausdrücklich um Erlaubnis bitten, bevor es zu funktionieren beginnt.

Laut dem Unternehmen kann Workplace Check-In Mitarbeitern helfen, persönliche Arbeit effektiver zu koordinieren. Es soll außerdem automatisch den Arbeitsplan eines Mitarbeiters aktualisieren und ihn bei seiner Ankunft im Büro in bestehende Schreibtischreservierungen einchecken.

Microsoft erklärt, der Rollout werde später in diesem Jahr für Unternehmen beginnen, die Microsoft Places nutzen.

So aktiviert man Workplace Check-In in Microsoft Teams

1. Sicherstellen, dass Microsoft Places in der Unternehmensumgebung konfiguriert ist.
2. Bürogebäude und Arbeitsplatzinformationen zum Places-Verzeichnis hinzufügen.
3. Die Teams-Arbeitsort-Erkennungsrichtlinie aktivieren.
4. Genehmigte Unternehmens-WLAN-BSSIDs im Places-Verzeichnis konfigurieren.
5. Entscheiden, ob Mitarbeiter das Feature als Opt-in- oder Opt-out-Erlebnis erhalten.
6. Mitarbeiter darüber informieren, wie das Feature funktioniert, welche Informationen es sammelt und wie sie ihre Datenschutzeinstellungen verwalten können.

Microsoft erklärt, der Rollout werde später in diesem Jahr für Unternehmen beginnen, die Microsoft Places nutzen.